Malam H-1 Pentas Seni (Pensi) adalah fase paling kritis dalam menentukan kelancaran acara. Persiapan teknis, logistik, hingga koordinasi tim pada hari terakhir ini wajib dipastikan secara mendetail agar tidak ada kendala besar saat pintu acara dibuka besok.
Berikut adalah daftar periksa (check-list) penting H-1 Pensi yang tidak boleh terlewatkan:
Kesiapan Teknis dan Area Panggung (Stage & Technical)
* Uji Coba Tata Suara dan Lampu (Sound & Lighting Check): Pastikan seluruh daya listrik (genset), kabel antiair, mixer, mikrofon, speaker monitor, dan tata lampu sudah diuji coba berfungsi normal tanpa kendala teknis.
* Uji Layar LED (LED Videotron Test): Putar seluruh materi grafis, video sponsor, bumper acara, dan visual penampil untuk memastikan resolusi dan ukuran rasio layar sudah pas.
* Gladi Bersih dan Alur Rundown: Jalankan simulasi alur acara bersama Stage Manager, MC, penampil internal, dan tim teknis untuk mematangkan cues (tanda masuk/keluar panggung).
* Sterilisasi dan Keamanan Panggung: Pasang barikade kokoh di depan panggung (pit area) serta pastikan struktur atap rigging dan papan panggung terpasang stabil.
Logistik dan Sistem Tiket (Operations & Gate)
* Uji Pemindai Kode QR (QR Scanner Test): Cek seluruh perangkat pemindai tiket digital, koneksi internet cadangan (portable Wi-Fi/mifi), serta keandalan baterai (powerbank).
* Kesiapan Atribut dan Pengenal: Distribusikan ID Card resmi panitia, ID Card crew/artis, serta hitung kesesuaian jumlah gelang/stempel masuk untuk penonton.
* Area Bazar dan Tenant F&B: Pastikan ketersediaan titik daya listrik, meja/kursi, tempat sampah terpilah, serta stasiun isi ulang air minum (water refill station) sudah siap di lokasi bazar.
* Sistem Pembayaran Nontunai: Pastikan kode QRIS atau mesin edc transaksi di area merchandise dan stan bazar sudah diuji coba dan siap digunakan.
Hospitality & Artis (Artist Relations & Riders)
* Pengecekan Ruang Tunggu (Backstage Room): Pastikan kebersihan ruang transit, pendingin udara (AC), cermin, serta ketersediaan stopkontak listrik di area belakang panggung.
* Pemenuhan Rundown dan Riders: Konfirmasi ulang jadwal penjemputan (shuttle), hotel check-in, serta kelengkapan konsumsi/kebutuhan khusus (riders) dengan manajemen bintang tamu.
* Penetapan Akses Liaison Officer (LO): Pastikan setiap LO mengantongi kontak penting manajer artis, pengemudi shuttle, serta memiliki alur komunikasi langsung ke Stage Manager.
Keamanan, Medis, dan Birokrasi (Safety & Emergency)
* Posko Medis dan Jalur Evakuasi: Siapkan tenda medis, kotak P3K lengkap, oksigen tabung, serta pastikan jalur ambulans keluar-masuk area tidak tertutup barang atau kendaraan.
* Pemberitahuan dan Izin Resmi: Pegang dokumen fisik izin keramaian dari kepolisian, persetujuan pihak sekolah, serta konfirmasi kehadiran petugas keamanan (Polsek/Koramil/Satpam).
* Antisipasi Cuaca (Plan B): Siapkan jas hujan plastik (poncho) untuk panitia, terpal penutup peralatan listrik, serta pelat penutup tanah/karpet jika area lapangan berlumpur.
Internal Panitia dan Kesejahteraan (Team Support)
* Briefing Akhir Seluruh Divisi: Kumpulkan seluruh anggota panitia untuk pembagian alur komunikasi krisis, penegasan SOP tugas harian, dan pembagian porsi konsumsi/vitamin.
* Penguncian Area (Venue Lockdown): Lakukan sterilisasi total area acara dari pihak luar setelah seluruh persiapan fisik selesai di malam H-1.
* Jadwal Istirahat Wajib: Tentukan jam tidur/istirahat yang tegas bagi seluruh panitia agar tidak ada yang mengalami penurunan kondisi fisik ekstrem saat hari-H.
