Menghubungi manajemen artis secara langsung tanpa perantara (talent agency atau broker) merupakan langkah paling efektif untuk menghemat anggaran Pentas Seni (Pensi) sekolah sekaligus menghindari risiko penipuan. Komunikasi langsung memastikan panitia mendapatkan kepastian harga (honorarium) yang jujur serta rincian kebutuhan teknis (riders) yang akurat dari tim resmi sang musisi.
Langkah pertama diawali dengan pencarian kontak resmi manajemen (booking contact) melalui saluran resmi artis. Informasi kontak manajer atau agen pemesanan biasanya tercantum secara jelas di kolom biodata (bio) akun Instagram resmi, saluran YouTube, atau situs web resmi milik artis bersangkutan. Panitia wajib memastikan bahwa nomor telepon, alamat surel (email), atau tautan yang dihubungi benar-benar akun bercentang biru atau kontak resmi yang terverifikasi untuk menghindari kontak palsu.
Tahap selanjutnya adalah menyusun surat penawaran (booking inquiry) formal yang dikirimkan melalui surel resmi panitia Pensi dengan subjek yang jelas dan profesional. Isi surel harus mencakup informasi logistik acara secara ringkas, meliputi nama dan konsep Pensi, nama sekolah, tanggal dan jam pelaksanaan, lokasi acara (venue), estimasi jumlah penonton, serta durasi tampil yang diharapkan. Kejelasan rincian ini memudahkan manajer artis untuk memeriksa ketersediaan jadwal serta menghitung estimasi biaya tampil dan kebutuhan operasional.
Komunikasi berlanjut ke tahap diskusi mengenai rincian riders dan tata cara pembayaran setelah pihak manajemen memberikan tanggapan positif. Panitia wajib meminta dokumen riders resmi yang berisi daftar kebutuhan panggung (technical riders) serta kebutuhan pribadi artis (hospitality riders). Pembayaran down payment (DP) sebagai tanda jadi transaksi wajib dilakukan hanya ke rekening bank resmi atas nama manajemen atau nama asli artis/manajer yang tertera di dalam dokumen kontrak kerja sama tertulis, guna menjamin keamanan transaksi keuangan Pensi.
